Präambel
 

Seit dem Inkrafttreten der EU-Whistleblowing-Richtlinie (RL (EU) 2019/1937) existiert ein europaweites Regelwerk zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Es werden nicht nur Hinweisgeber*innen geschützt, sondern auch jene Personen, die von der Meldung betroffen sind. Dies dient zur Vorbeugung von Rufschädigung oder anderen negativen Folgen. Neben der RL (EU) 2019/1937 gelten nachfolgende gesetzliche Rahmenbedingungen:

• Bundesgesetz über das Verfahren und den Schutz bei Hinweisen auf Rechtsverletzungen in bestimmten Rechtsbereichen (HinweisgeberInnenschutzgesetz - HSchG)
• Oö. Hinweis-Schutzgesetz – Oö. HSchG

Ziel des Hinweisgeber*innenschutzsystem ist es, die Bereitschaft zu rechtmäßigem Verhalten zu bestärken, indem Hinweise einfach gegeben werden können und die dahinterliegenden Abläufe transparent dargestellt sind. Hinweise können iSv § 3 Abs. 1 Oö. HSchG in Bezug auf folgende Bereiche eingebracht werden:

• Öffentliches Auftragswesen
• Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
• Produktsicherheit und -konformität
• Verkehrssicherheit
• Umweltschutz
• Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit
• Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz
• öffentliche Gesundheit
• Verbraucherschutz
• Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen
• Verhinderung und Ahndung von Straftaten nach §§ 302 bis 309 StGB
• Finanzielle Interessen der Union iSv Art. 325 AEUV
• Binnenmarktvorschriften iSv Art. 26 Abs. 2 AEUV

1. Abwicklung von Meldungen

Hinweis einbringen 

• online über das Hinweisgeber*innenschutzsystem der ABPU:  https://bruckneruni.academic-whistleblower.at/
• in schriftlicher Form: siehe Kontaktdaten auf der Startseite des Systems

Voranalyse des Hinweises

• hinweisgebende Person erhält innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung 
• die interne Meldestelle führt die initiale Bewertung des Hinweises durch, ob dieser in den vorgesehenen Anwendungsbereich fällt 

Behandlung des Hinweises

• die interne Meldestelle stimmt mit der Leitung der Abteilung Personal & Recht ab, welche Stellen zur Behandlung des Hinweises zu involvieren sind; betrifft der Hinweis die Abteilung Personal & Recht selbst, erfolgt stattdessen die Abstimmung mit dem Rektor der ABPU 
• ggf. wird hinweisgebende Person um Bekanntgabe weiterführender Informationen ersucht
• ggf. werden erforderliche Folgemaßnahmen ergriffen

Rückmeldung

• spätestens 3 Monate nach Erhalt der Eingangsbestätigung wird eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person erstattet. 

Aufbewahrung & Löschung

• Hinweise, bzw. personenbezogene Daten, werden ab dem Zeitpunkt der letztmaligen Verarbeitung (z.B. Abschlusses bzw. Ablehnung) für einen Zeitraum von zumidest fünf Jahren aufbewahrt, sofern keine anderweitigen Aufbewahrungspflichten vorliegen
• Protokolldaten zu Verarbeitungstätigkeiten (Änderungen, Abfragen, etc.) weitere drei Jahre ab Ende der zuvor genannten Aufbewahrungspflicht 

2. Schutzvorkehrungen der Hinweisgeber*innen

Hinweisgeber*innen können Personen sein, die Information über eine Rechtsverletzung im beruflichen Kontext erlangt haben. Das können bspw. auch Studierende sein, wenn sie eine berufliche Verbindung mit der ABPU führen, oder Bewerber*innen im Zuge eines Bewerbungsverfahrens bzw. Personen, die u.U. rechtmäßig an Insider-Wissen gelangen.

Eine direkte vertragliche Verbindung zwischen der hinweisgebenden und den vom Hinweis betroffenen Personen ist nicht Voraussetzung.

In allen Schritten wird sichergestellt, dass der Schutz der Hinweisgeber*innen bestmöglich gewährleistet ist. Angaben zu den Hinweisgeber*innen werden nur weitergegeben, wenn dies zur Klärung des Sachverhaltes erforderlich bzw. unvermeidbar ist oder die Hinweisgeber*innen ihre namentliche Nennung wünschen.

Die ABPU stellt im Rahmen der Behandlung von Meldungen den Schutz von „redlichen“ Hinweisgeber*innen sicher. Insbesondere ist dabei der Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen (z.B. Suspendierung, Kündigung, Nichtverlängerung oder vorzeitige Beendigung eines befristeten Arbeitsvertrags, Herabstufung oder Versagung einer Beförderung) vorgesehen.

WICHTIG: Der Schutz gilt NICHT für „unredliche“ Hinweisgeber*innen! „Falsche“ Hinweise hingegen haben keine negativen Konsequenzen, sofern diese nicht mutmaßlich oder unredlich eingebracht werden.

3. Hinweisgeber*innenschutzsystem der ABPU

Das webbasierte Hinweisgeber*innenschutzsystem der ABPU ist unter folgendem Link erreichbar:

https://bruckneruni.academic-whistleblower.at/

Die Plattform wird nicht auf Systemen der ABPU, sondern bei einem externen Dienstleister mit Sitz innerhalb des EU/EWR-Raums betrieben. Eine Auftragsverarbeitervereinbarung iSv Art 28 DSGVO wurde abgeschlossen.

Die Plattform ermöglicht die Meldung von personenbezogenen aber auch anonymen Hinweisen. Die gesamte Kommunikation zwischen Hinweisgeber*in und der mit der Aufgabe der internen Meldestelle betrauten Person wird über die Plattform dokumentiert abgewickelt.

Die Hinweisgeber*innen können zu jedem Zeitpunkt einsehen, welche Stellen/Personen für die Bearbeitung eines Hinweises hinzugezogen wurden. Die Weitergabe der Identität erfolgt nur mit der ausdrücklichen Zustimmung der hinweisgebenden Person; dies gilt auch für Informationen, aus denen die Identität dieser Person direkt oder indirekt ableitbar ist. Ausnahmen sind bspw. im Zuge von verwaltungsbehördlichen oder gerichtlichen Verfahren möglich. In solchen Fällen wird die hinweisgebende Person über die Offenlegung ihrer Identität schriftlich informiert, sofern die Verfahren dadurch nicht gefährdet werden.

 Hinweis: Wenn Hinweisgeber*innen die von der ABPU zur Verfügung gestellte Plattform NICHT nutzen möchten, so kann ein Hinweis über einen alternativen Weg eingebracht werden. Kontaktdaten stehen auf der Startseite des Hinweisgeber*innenschutzsystems der ABPU zur Verfügung, um bspw. ein persönliches Treffen zu vereinbaren. (eine Zusammenkunft müsste innerhalb von 14 Tagen ermöglicht werden).
 

4. Interne Meldestelle

Die ABPU ist verpflichtet, Hinweisen, die in den Anwendungsbereich der EU-RL fallen, nachzugehen. Die interne Stelle muss einem Hinweis nicht nachgehen,

• wenn dieser nicht in den Geltungsbereich der EU-RL fällt oder
• wenn aus den Informationen keine Anhaltspunkte für seine Stichhaltigkeit hervorgehen.

Offenkundig falsche oder irreführende Hinweise werden zurückgewiesen.
 

 Ausnahme: Bei anonym abgegebenen Hinweisen besteht keine Verpflichtung diesen nachzugehen! Die ABPU wird jedoch versuchen bei begründeten anonymen Hinweisen – sofern der sachliche Anwendungsbereich zutrifft – eine vertrauliche und anonyme Kommunikation mit der/dem Hinweisgeber*in aufzunehmen.

Die ABPU betreibt die interne Meldestelle nicht selbst, sondern hat zum Schutz der hinweisgebenden Personen eine andere Stelle mit den Aufgaben der internen Meldestelle betraut. Die Kontaktdaten dieser Stelle können der Startseite des Hinweisgeber*innenschutzsystems der ABPU entnommen werden.
 

5. Externe Meldestelle

Für Angelegenheiten, die in der Gesetzgebung Landessache sind, können sich Hinweisgeber*innen an folgenden Kontakt als externe Meldestelle wenden:

Ombudsstelle beim Amt der Oö. Landesregierung
Landhausplatz 1, 4021 Linz
Mag. Julia Albert
Telefon (+43 732) 77 20 -187 07
E-Mail externemeldestelle.posttyrooe.gvrat
Persönlich: ausschließlich nach vorheriger Terminvereinbarung
Link: https://www.land-oberoesterreich.gv.at/externemeldestelle.htm

 Meldungen zu Verstößen sollten jedoch bevorzugt an die interne Meldestelle gerichtet werden.